Was tun, wenn die Praxissoftware nicht funktioniert?
Bei technischen Störungen der Telematikinfrastruktur (TI) oder fortdauernden Verbindungsproblemen in Ihrer Praxis kommen für einige Fachanwendungen definierte Ersatzverfahren zum Einsatz. Diese sind im Bundesmantelvertrag (BMV-Ä) geregelt und damit Bestandteil der vertragsärztlichen Versorgung.
Ersatzverfahren sollen nur in Einzel- und Ausnahmefällen angewendet werden. Bitte setzen Sie sich zeitnah mit Ihrem IT-Dienstleister in Verbindung, damit das Problem so schnell wie möglich behoben werden kann.
Für den eArztbrief und die elektronische Patientenakte (ePA) sind aktuell keine Ersatzverfahren vorgesehen.
Wie erfahre ich, ob eine TI-Störung vorliegt?
Die Betreibergesellschaft gematik informiert auf ihren TI-Status-Seiten über aktuelle zentrale Störungen, geplante Wartungsarbeiten oder Updates, die einen direkten Einfluss auf den fehlerfreien Betrieb in Ihrer Praxis haben können (alternativ: Whats-App-Kanal mit Störungsmeldungen abonnieren). Anhand dieser Meldungen können Sie das Problem in Ihrer eigenen Praxis schneller eingrenzen und gezielter den jeweiligen Systembetreuer bzw. Dienstleister vor Ort kontaktieren.
Ersatzverfahren & Lösungsansätze
Defekte Hardware (Konnektor, Kartenterminal)
Szenario
TI-Ersatzverfahren / Lösungsansatz
Konnektor ist defekt.
Für folgende TI-Anwendungen muss das Ersatzverfahren angewendet werden: → eGK, eAU, eRezept
Kartenterminal ist defekt.
Elektronische Gesundheitskarte (eGK) + VSDM
Szenario
TI-Ersatzverfahren / Lösungsansatz
Die eGK ist defekt bzw. lässt sich nicht einlesen.
manuelle Erhebung der Versichertendaten im Praxisverwaltungsprogramm (PVS) oder
Einlesen der Daten über ein mobiles Kartenterminal oder
Verwendung der im PVS gespeicherten Versichertendaten
→ Unterschrift auf Abrechnungsschein (Muster 5) der Versicherten notwendig (für die eigene Dokumentation)
Es ist keine Verbindung zur TI möglich bzw. das VSDM lässt sich nicht durchführen.
Die Daten der eGK werden dennoch ins PVS übertragen, es findet allerdings kein VSDM statt. Bereits eingelesene eGKs müssen nicht nochmal erfasst werden, d. h. Patienten nicht noch einmal in die Praxis kommen.
Fehlt die Karte oder ist sie ungültig, ist kein Ersatzverfahren möglich (Ausnahme: Notfallbehandlung). Was dann zu tun ist, lesen Sie unter Elektronische Gesundheitskarte (eGK).
Es ist keine Verbindung zur TI möglich bzw. es gibt eine Störung beim KIM-Dienst.
Stylesheet-Ausdruck der AU auf normalem Papier. Dieses wird dem Patienten ausgehändigt und muss von ihm beim Arbeitgeber und der Krankenkasse eingereicht werden.
Wenn der Patient nicht mehr in der Praxis ist und bis zum Ende des nachfolgenden Werktags die AU nicht an die Krankenkasse elektronisch übermittelt werden kann, muss die Praxis das eAU-Ersatzdokument (Stylesheet) an die Krankenkasse des Patienten versenden. Für das Porto kann dafür die GOP 40130 angesetzt werden.
eHBA ist defekt, bzw. nicht vorhanden oder die Zertifikate abgelaufen
Die eAU-Signatur kann ausnahmsweise mittels der SMC-B durchgeführt werden. Diese Funktion muss in der Regel durch den IT-Dienstleister im PVS aktiviert werden.
Eventuell können Sie eine gesperrte SMC-B mit Eingabe der PUK wieder entsperren.
Ist dies nicht mehr möglich oder die technische Laufzeit der SMC-B von maximal fünf Jahren erreicht, muss je nach Hersteller eine neue SMC-B bzw. eine Ersatz-Karte bestellt werden.
Hinweis Ohne eine aktive SMC-B kann keine Verbindung in die TI aufgebaut werden und kein TI-Fachdienst erreicht werden.
→ Es müssen die jeweiligen Ersatzverfahren für die entsprechenden TI-Anwendungen angewendet werden (eAU, eRezept).
SMC-B ist nicht vorhanden
Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)
Szenario
TI-Ersatzverfahren / Lösungsansatz
eHBA ist inaktiv, gesperrt oder nicht vorhanden
Eventuell können Sie einen gesperrten eHBA mit Eingabe der PUK wieder entsperren, sollte dies nicht mehr möglich oder die eHBA-Laufzeit abgelaufen sein, muss eine neuer eHBA oder je nach Hersteller eine Ersatz-Karte bestellt werden.
Ohne aktiven eHBA kann keine Signatur für die TI-Fachanwendungen mehr umgesetzt werden. Nur das VSDM, das den SMC-B der Praxis benötigt, ist weiter möglich. Ggf. kann je nach PVS-Konfiguration ausnahmsweise die SMC-B zur Signatur der eAU verwendet werden. Wenden Sie sich dazu an Ihren IT-Dienstleister.
Elektronisches Rezept (eRezept)
Szenario
TI-Ersatzverfahren / Lösungsansatz
Es ist keine Verbindung zur TI möglich bzw. der eHBA ist defekt oder nicht vorhanden.
Als Ersatzverfahren kommt das Papierrezept (Muster 16) zum Einsatz. Dokumentieren Sie die TI-Störung in der Praxis aus Gründen der Nachvollziehbarkeit.
Abrechnung einreichen ohne TI/KIM?
Sie können das KVBW-Mitgliederportal auch ohne TI-Verbindung über die mobile und kostenfreie KV-Ident Plus-Lösung (Token und Software-VPN) erreichen und über diesen Zugangsweg Ihre Online-Abrechnung einreichen.
So gehen Sie bei lokalen Problemen vor
Falls keine globale TI-Störung vorliegt, können Sie zur Behebung von lokalen Problemen mit der Praxis-IT u. a. folgendermaßen vorgehen:
Überprüfung Sie, ob die Internetverbindung Ihrer Praxis aktiv ist.
Führen Sie einen Neustart von Konnektor/Kartenterminal in Absprache mit Ihrem IT-Dienstleister durch.
Überprüfen Sie Ihre Praxissoftware auf Fehler/Störungen.
Überprüfung Sie die Netzwerk-Komponenten (Router, Firewall, Netzwerkkabel etc.) in Absprache mit Ihrem IT-Dienstleister.
Sonderfall Rechenzentrums-Kunden (TIaaS)
Sollten Sie keinen physischen Konnektor in der Praxis betreiben, sondern auf die TI über ein Rechenzentrum mit ausgelagertem Konnektor zugreifen (TI as a Service), können folgende Störszenarien auftreten:
Falls keine Internetverbindung besteht, kann der Konnektor im Rechenzentrum nicht erreicht werden. Das Einlesen von elektronischen Gesundheitskarten ist somit nicht möglich, daher muss in solchen Fällen das eGK-Ersatzverfahren angewendet werden.
Wenn der Konnektor nicht erreichbar ist, können die TI-Fachanwendungen (eAU, ePA, eRezept etc.) nicht genutzt werden. Ebenso kann in diesem Fall nicht über die TI auf das Sichere Netz der KVen (SNK) zugegriffen werden.
